ניהול זמן נכון

רבות נכתב על ניהול נכון של הזמן. ניהול נכון של זמן תקף לא רק לעבודה, אלא, הוא משפיע גם על החיים הפרטיים שלנו. לכולנו יש 24 שעות ביממה. אבל תמיד נראה לנו שיש אנשים שמצליחים להפיק את המקסימום מכל דקה ביום. תאמינו או לא, אין בכוחם להאט את הזמן. אך, יחד זאת, הם יודעים כיצד לנהל אותו נכון.

באדיבות קרן ישראלי קרן ישראלי מנהלת תקשורת שיווקית ב- HackerU

בימים אלו של חזרה לשגרה מלאה, חשוב מאוד לשים דגש לניהול זמן נכון בשביל עצמנו, בשביל הסובבים אותנו וכדי לאזן בין הבית והעבודה.
העבודה מהבית מאפשרת לנו לעשות את האיזון הזה יפה, אפשר לסיים את היום ב-18:00 ולהיות עם המשפחה והחברים.

עם זאת, בימים של עבודה מהמשרד, חשוב מאוד לנהל נכון את הזמן בין המשימות השונות, כדי שלא תגיעו הביתה עם הלשון בחוץ.

אז איך עושים זאת הכי נכון? קרן ישראלי קרן ישראלי מנהלת תקשורת שיווקית ב- HackerU מעניקה מספר טיפים פרקטיים:

צור ביקורת זמן

בכל הנוגע לניהול זמן, הצעד הראשון שעליכם לעשות הוא לברר לאן "בורח" הזמן שלנו באמת.

לעיתים איננו יודעים להאריך נכון את משך הזמן שפעולות יומיומיות גוזלות מאיתנו. כך למשל, מרבית האנשים בטוחים שפעולה פשוטה כדוגמת שליחת מיילים לוקחת רק 30 דקות מזמנם, אך בפועל לרוב מדובר באחת המשימות שלוקחות הכי הרבה זמן מיומנו.

הקצבת זמן ריאלי לפגישות על היומן – לא בטוחים אם הפגישה תימשך חצי שעה, שעה או אפילו יותר? כדאי להתייעץ עם יוזמי הפגישות/ המזומנים או לקחת ריזיקה – לסגור שעה ואפילו יותר ביומן, בכדי שלא תהיינה זליגות לפגישה הבאה. סיימתם לפני הזמן? מעולה, נצלו את הזמן להפסקת התרעננות.

נסו להשתמש ברשימת מטלות – צרו רשימת מטלות לכל מטרה או פרויקט, תוך הקפדה על צביעה של כל משימה הניתנת לביצוע. חוץ מלהשאיר אתכם ממוקדים, נוכל לראות כל העת אל מול עיננו אילו משימות פתוחות ואילו סגרנו.

סגירת זמן להפסקות – מרגישים שהיומן עמוס בפגישות ולא נשאר לכם זמן לנשום? תסגרו את המרווחים בין הפגישות כדי שתוכלו להתרענן ולצאת החוצה לנשום אוויר. תזכרו – משבצת פנויה ביומן, מזמנת זימונים.

סגירת זמן לנסיעות – עכשיו כשחזרנו למשרדים, חזרו הפקקים וגם חזרו הפגישות הפרונטליות. לכן, כאשר ישנה פגישה ביומן, חשוב לסגור את הזמן שלפני/ אחרי לנסיעות כדי שלא יקבעו לנו שום דבר בזמן הזה.

סגירת זמן למשימות אישיות – צריכים להכין דו"ח? לקדם פרויקט אישי? תכניסו גם משימות אלו ללו"ז. כך תדעו שבשעה 14:00 אתם יושבים על הדו"ח שביקשו מכם להגיש ולא עושים אותו בלחץ בין משימות אחרות. אתם תהיו מפוקסים ותעשו את המשימות על הצד הטוב ביותר.

צבעים ביומן – אם יש לכם אפשרות ביומן הממוחשב, תבחרו צבעים לפגישות והמשימות השונות. כך תוכלו להבדיל בין הדברים השונים ולא תרגישו חנוקים כשתראו גוש של צבע אחיד ביומן. תוכלו לצבוע למשל בצבע אדום פגישות מחוץ למשרד, פגישות זום בצהוב וירוק כזמן הפסקה.

אנחנו לא בתחרות עם הסובבים אותנו! תמיד תזכרו שאין סיבה לעשות תחרות עם שאר החבר'ה במשרד לגבי מי יוצא הכי מאוחר. בנוסף, לא כל משימה שהתחלנו חייבת להסתיים באותו היום. לרוב לאחר 7-8 שעות עבודה, המוח שלנו לא באמת עובד כמו שצריך ולכן, להתחיל משימות חדשות בשעה 17:00, אינה פעולה מומלצת.

הדרך הקלה ביותר לעקוב אחר הזמן שלך היא להוריד ולהיעזר באפליקציות כמו  RescueTimeאו Toggl בכדי לעקוב אחר כל מה שמתוכנן לנו במשך שבוע. אפליקציות אלו יעזרו לנו גם לעבור על המשימות שלנו ולגלות מה "גונב" לנו את הזמן. בעזרת מידע זה ניתן לבצע את ההתאמות הנדרשות.

תפסיקו להיות מושלמים!

כשאתם פרפקציוניסטים, שום דבר לעולם לא יהיה מספיק טוב. פירוש הדבר שאתם תמשיכו לחזור לאותה משימה שוב ושוב. שאפו למצוינות, אך לא לשלמות. עשו כמיטב יכולתכם והמשיכו הלאה.