הבית המשותף הוא אחת מצורות המגורים הנפוצות והמוכרות ביותר בעולם המודרני. בוודאי במדינה כמו ישראל שבה רמת הצפיפות היא גבוהה מאוד ת, מרבית האזרחים מתגוררים בבתים משותפים ונדרשים להתמודד עם הצורך לסנכרן בין אינטרסים של דיירים רבים לבין הצורך לשמור על סביבת הבניין נקיה ומסודרת כל העת. מרוב אתגרים, אתם עלולים למצוא את עצמכם בבוא העת במצב שבו אנשי הבניין לא מצליחים להגיע להסכמות על אופן הטיפול במשימות הפשוטות, ובמצב כזה אתם רוצים וצריכים לפנות לעזרתן של חברות שמספקות שירותי ניהול בתים משותפים. זו היא החלטה אסטרטגית שהיא יכולה ללוות את הבית שלכם במשך שנים ארוכות של עבודה משותפת עם החברה, ולכן צריך לקחת בכובד ראש את תהליך קבלת ההחלטות לאורך הדרך ולבחון את כל האופציות שעומדות על הפרק בצורה רצינית.
ארבעת הדרכים לבצע תהליכי ניהול בתים משותפים
הדרך שאין חברות ניהול בתים משותפים להצליח לשמור על שגרת עבודה קבועה ובמקביל לשמור על האינטרסים של הלקוחות עוברת בדרך כלל בארבעה שלבים של תכנון וביצוע:
- התאמת השירותים – עוד לפני שאתם מזכירים את שירותיה של חברת ניהול בתים משותפים מקצועית, צריך להבין אילו שירותים ישמשו אתכם לטובת השמירה על תנאי המגורים הסברים בבית שלכם. בין שמדובר על שיגרת ניקיון קבועה ובין שמדובר על פעולות אחזקה מורכבות יותר, הגדרת העבודה היא נקודת המוצא שלכם.
- הגדרת גודל הצוות – ככל שיש לכם חלל משותף גדול יותר, כמויות העבודה הן גדולות ומשמעותיות יותר. כתוצאה מכך חשוב לוודא שיש לכם צוות עובדים שמסוגל להתמודד עם עומס העבודה ולתת מענה בתדירות הדרושה לנכס שלכם.
- יצירת לוח זמנים – כדי לא להפריע לאנשים שמתגוררים בבניין ולאורחים שמגיעים לבניין חשוב ליצור לוח זמנים קבוע שמשמש את שיגרת תחזוקה בנכס ובמקביל יוצר את התנאים הטובים ביותר לנקות כל חלל במרחב המשותף. בלוח הזמנים יכול להיות קבוע או משתנה והוא מגדיר בשבילכם את הזמנים שבהם התבצעו פעולות הניקוי במרחב הלובי ובקומות המבנה.
- התמודדות עם בעיות לא צפויות – במידה ויש תקלה לא צפויה באחת מהמערכות של הבית, חברת האחזקה מחויבת בחוזה לתת לכם מענה מהיר ולהזמין את אנשי המקצוע כדי לפתור ביחד את התקלה.
כל הצרכים וכל הדרישות – בידיים של חברה אחת
כאשר אתם מנהלים בעצמכם את שיגעת התחזוקה של בית המגורים המשותף ה, האתגר הגדול הוא אתגר התזמון. זו היא עבודה מול גורמים רבים ואתם עלולים למצוא את עצמכם במצב שבו אתם לא יודעים למי לפנות על מנת לקבל פתרונות. בסיטואציה כזו, בא לידי ביטוי היתרון של עבודה מול גורם רשמי אחד, כאשר אתם בוחרים להשקיע משאבים ולפנות לעזרתה של חברת ניהול מקצועית.
