הטמעתם לאחרונה מערכת לניהול עובדים? שוקלים להטמיע אחת כזו בעסק? אם כן, על מנת ליהנות מהיתרונות של המערכת החדשה יש גם לדעת כיצד להפיק ממנה את המיטב, ולשם כך אנו מביאים לפניכם 4 טיפים חשובים.
כמה מילים על המערכות
כיום מוצעות בשוק כמה וכמה תוכנות לניהול עובדים, אשר לכל אחת יש את הפלוסים והמינוסים שלה, את הפיצ'רים המיוחדים וכן הלאה. יחד עם זאת, באופן כללי ניתן לומר כי כולן נועדו לייעל את ההתנהלות מול העובדים, לשפר את הסנכרון בין הנהלה, עובדים ובעלי תפקידים, להגביר את שביעות הרצון, לחסוך טרחה וטעויות אנוש, ולחסוך בהוצאות על ציוד משרדי, ניירת וכן הלאה. עם זאת, מכיוון שמדובר במערכות המציעות אפשרויות שונות, היישום של הטיפים הבאים גם תלוי במה שמספקת המערכת שלכם. קחו את אלו שרלוונטיים עבורכם מתוך הרשימה הבאה.
- צרו טפסים מקוונים – כל מערכת לניהול עובדים תאפשר לכם ליצור טפסים מקוונים, שאותם ניתן לשלוח לעובדים לצורך מילוי וחתימה דיגיטלית במחשב או במכשירים ניידים. היעזרו בפונקציה הזו כדי להמיר טפסים כמו 101, 106, טופס קליטת עובד, שיוכים לקופות גמל, חוזה העסקה, החתמות על ציוד וכן הלאה. מדובר לרוב בתהליך מהיר בן מספר שניות בודדות, המגביר את הסדר והארגון, מונע אובדן טפסים וחוסך המון זמן לעובדים ולאנשי מחלקת משאבי האנוש.
- דיווחי שעות – בתיק העובד הדיגיטלי יש פרטים רבים, החל בקורות החיים ששלח לפני תחילת ההעסקה ועד להכשרות, קורסים, הסמכות והערכות. אם המערכת שלכם מאפשרת זו, כדי להשתמש בה גם לצורך דיווחי שעות של עובדים מכל זמן ומכל מקום, מה שיאפשר מעקב מאוד יעיל וברור אחרי המיקומים שלהם, היעדרויות ושעות נוספות וכן הלאה. הכל יהיה פרוש לעיני הנהלת החשבונות וחשב השכר ויאפשר עבודה יעילה.
- מילוי חסרים – יש מערכות ניהול עובדים המאפשרות גם לפרסם יומני עבודה הכוללים צורך בעובדים לפרויקטים מיוחדים, למשימות ספציפיות ולשעות נוספות. ניתן לפרסם את היומנים אצל כלל העובדים במכשיריהם וכל אחד יוכל להירשם לפי יכולותיו, העדפותיו והמקום הפנוי.
- סבבי חתימות – לעיתים יש צורך בחתימות של כמה גורמים ובעלי תפקידים בעסק על גב מסמך מסוים. נצלו את האפשרות במערכת ליצירת סבב חתימות, וכך במקום לשלוח לכל הגורמים את המסמך אחד אחרי השני, תוכלו לעשות זאת בבת אחת. הפיצ'ר של סבב חתימות מאפשר להגדיר את סדר הופעת החתימות על הטופס (אם זה חשוב), ואף להגדיר שהחתימה של גורם ב' תתאפשר רק לאחר שגורם א' חתם וכן הלאה.
FREEPIK
