עם הכרזה הבאה, רובנו יכולים להזדהות: "מרגיש בודד? נמאס לך לעבוד לבד? שונא לקבל החלטות??? ארגן ישיבה! שם תוכל – לאכול עוגיות, לפגוש אנשים, להציג גרפים, להרגיש חשוב, להצביע עם מקל, להרשים את ידידיך וכל זה – על חשבון זמן עבודה! ישיבות – האלטרנטיבה המעשית לעבודה…"
מאת : אילת פדה גולדשטיין, יהונתן יששכרי -צוות פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה
לא ברור אם זה עושה לצחוק או לבכות, אך אין ספק שהיום יותר מתמיד, הגיע הזמן לבדק בית ארגוני ומקצה שיפורים בניהול ישיבות.
ישיבות בארגונים, הן כלי חשוב המשרת צרכים ענייניים ובין אישיים. הקורונה לימדה אותנו שאפשר להתייעל טכנולוגית, גם אם איננו בארגון היי-טק. בשל הזמן האבוד -חשוב לוודא שהישיבות אכן תשגנה את מטרתן ובפרט שעלות כל דקה כמכפלת המשתתפים בפגישה: 6 דקות עיכוב בפתיחת ישיבה בת 10 משתתפים, שוות ערך לשעה שירדה לטמיון. 2 דקות של שיחת טלפון, שהפריעה את רצף הישיבה, שוות ערך 30 דקות (כי לוקח עוד כדקה, לחזור בענייניות לנושא עצמו). ולבסוף גם ישיבה שהתחילה בזמן וללא הפרעות, אך הסתיימה ללא קבלת החלטות וניהול בקרתן, עושה יותר נזק מתועלת. כי מנהיגות מנהל הישיבה מתערערת, כאשר המשתתפים חשים שהישיבה הייתה "גזלן זמן" מיותר.
טיפים לניהול ישיבה מוצלחת:
- Less is more! – צמצמו את – מספר הישיבות ומספר המשתתפים (לא להזמין על תקן "כבוד", רכזו את הנושאים הרלוונטיים לכל קבוצת משתתפים)
שיתוף חשוב אך לעיתים הוא –Overestimated – 4 פרמטרים לקיום ישיבה:
- איכות – עד כמה חשוב איזו החלטה תתקבל
- מחויבות חשיבות מקובלת ההחלטה על המשתתפים
- אמון – האם סומכים על המנהל שיקבל החלטה נכונה
- זמן – האם יש זמן לשיתוף או שנדרשת תגובה מהירה
- הדרך היחידה להתחיל ישיבות בזמן היא – להקפיד להתחיל בזמן! אוירה נעימה בפגישה חשובה, אך לא על חשבון אסרטיביות בניהול הלו"ז.
- לפני ואחרי –
- הכנה– שלחו את סדר הנושאים להתייחסות המשתתפים, באופן שיאפשר להם להיערך. יש להקפיד להטמיע תרבות של מעבר ותגובה מבעוד מועד.
- ישיבות אונליין –תעדפו ישיבות בהן ניתן לחסוך החשיפה וזמן הגעה, וקיימו באופן מכוון. כהערכות, ודאו כניסה מראש כדי למנוע עיכובים בשל כשלים טכנולוגיים, דאגו להקליט תיעוד, להשתיק רעשים ובמידת הצורך אף לחלק לחדרי דיון שיאפשרו מעורבות באופן אפקטיבי.
- סיכום- לאף אחד אין זמן לקרוא פרוטוקול ארוך. הכינו טבלת סדר יום המרכזת את הנושאים, כך שתכיל גם עמודת סיכום והחלטות, כמעקב להטמעה:
ישיבות הן למעשה, מיקרוקוסמוס של התרבות הארגונית, מסכמת אילת פדה גולדשטיין, מנכ"לית פ.ד.ה, ועל כן הטמעת שיפור בהן, מכילות פוטנציאל להטמעת ערכים רצויים בכלל הארגון. מוזמנים לאתר הבית של פ.ד.ה, לקבלת סקר לבדיקת אפקטיביות הישיבות בארגון, ובהתאם לקיחת אחריות וקבלת החלטות, להתוויית נורמות משופרות.
