רק מי שנכווה בעבר משירות לא מקצועי של הובלת משרדים יודע לקחת את אמצעי הזהירות הנדרשים. לרוב אנו לומדים מניסיון, אך יש מקרים שאין פנאי ללמוד מהניסיון, ויותר משתלם באופן חד משמעי ללמוד מניסיונם של אחרים. יש כל מיני פרטים חשובים במעבר, פרטים קטנים וגדולים כאחד, וכמו שהמשרד שלכם מתמחה במה שהוא מציע, כדאי לעבוד עם חברה מקצועית להובלה של משרדים, חברה שמתמחה במה שהיא עושה.
לא ניפול לקלישאה ונאמר ש"להוביל משרד זו אומנות", אבל כן נגיד שיש בזה מן המיומנות, ומן הסתם מי שמנוסה ומיומן בכך יוכל לקחת אתכם מהזמנת המהלך ועד להקמת המשרד החדש בצעדים בטוחים ובדרך סלולה היטב. משרדים גדולים דורשים אסטרטגיה מורכבת יותר מקטנים, בעוד שמשרדים קטנים סטייל "בוטיק" דורשים לעיתים אסטרטגיה מורכבת למדי בכל הנוגע לציוד יוקרה – שאין הרבה ממנו, אבל הוא בעל ערך רב. זו דוגמא אחת מיני דוגמאות שונות שמומחים בהובלות משרדים צריכים לקחת בחשבון כשהם מתכננים את מעבר המשרד שלכם.
הובלת משרדים – איך להיערך לכך:
כמו בכל צעד רציני, גם במעבר המשרד שלכם יש צורך באסטרטגיה מכל האספקטים. מהפרטים הקטנים והיומיומיים שיתגלו עם הזמן, כמו מי מגיע עם סנדוויצ'ים בבוהריים ומאיפה מזמינים אוכל במשרד החדש, ועד לגדולים כמו באיזה רחוב יש חניה נוחה ומתי כדאי להגיע כדי להימנע מהפקקים (כמו שגם בהובלת משרדים כדאי להימנע מהפקקים)
מהצד שלכם, אתם צריכים להיערך כמה שיותר מראש כדי לבצע את המעבר בצורה חלקה:
- אם יש לכם מחלקות שונות במשרד – צרו רשימה עם עץ וענפים, כדי לעזור בסדר האיסוף והפרישה מחדש
- צרו קטגוריות של ציוד, ברשימה מפורטת כמה שיותר, וזאת בכדי להיערך מראש ומבעוד מועד עם כמות חומרי האריזה הדרושים, וסוגי האריזות ההכרחיות
- וודאו כי הציוד האישי, מחשבים וכיו"ב, מסומן עם מדבקות עם שם או מספר שולחן וכיו"ב, כדי שהציוד של עובד א’ יגיע לנקודה הנכונה של עובד א’ במשרד החדש, ולא ימצא את דרכו לשולחן אחר או למחלקה אחרת.
הכי חשוב – תקשורת
הובלת משרדים, כמו כל דבר אחר הדורש שיתוף פעולה, נשען על יכולת השיחה שלנו. המידע הטכני חיוני, אך הוא עובר לא רק ברשימות, אלא בשיח, בכל שלב בעבודה. כדי לבחור חברה שתוביל את המשרד שלכם, דבר ראשון דברו איתם. אל תתעכבו רק על המחיר, כי ההבדלים בדרך כלל לא מאוד משמעותיים, אבל ההבדלים בשירות עלולים להיות רציניים, וברמה שעלולה לעלות לכם ביוקר, וחבל.
חברה רצינית שמתמחה במעברי משרדים תדע להדריך אתכם באריזה עצמאית, או עדיף – תציע לכם שירות אריזה מקצועי, מה שאומר שהציוד שלכם נארז ביד מומחה, אנשים שיודעים לארוז הכול, מאיזה כיוון, באיזו צורה, בכדי שהציוד יגיע בלי שריטות וחבלות. נשמע קל? רק תנסו פעם לארוז משרד שלם בעצמכם, וספרו לנו איך היה.
