ישנם מאות סוגי עסקים ומשרדים אך המשותף לכולם הוא הצורך באספקה שוטפת של ציוד משרדי.
לא בכדי ההוצאות עבור ציוד משרדי לעסקים בישראל עומד על פי ההערכות על למעלה מ-3 מיליארד שקלים בשנה ובענף יש היום יותר שחקנים משהיו אי פעם.
לאור הנתונים הללו עולה השאלה מה אתם, כבעלי עסקים, באמת יודעים על בחירה נבונה של ספק לציוד משרדי? קבלו 7 טיפים משתלמים שיעשו לכם סדר ושיבטיחו לכם אפשרות להשיג יותר ואפילו לשלם פחות.
טיפ 1: ציוד איכותי במחיר זול
מספיק מבט קצר על אחד מאתרי האינטרנט לשיווק ציוד משרדי כדי להבין שישנו מגוון עצום של פריטים ומותגים.
מדובר בעובדה מבורכת אך כזאת שדורשת תשומת לב מפני שתחרות מביאה להורדת מחירים אך אנו רוצים לוודא שהמחיר הזול לא בא על חשבון האיכות.
מה עושים? משווים! הכינו הערכה של כמות הציוד המשרדי שאתם מזמינים בממוצע בכל חודש ובקשו לפחות 3 הצעות מחיר מספקים שונים.
בהצעות המחיר דרשו לפרט את מרכיבי ההצעה והמותגים והשוו כל הצעה לגופה (שהרי לא ניתן להשוות מוצר איכותי למוצר גרוע). יש לכם ספק לגבי אחד מהמוצרים או יותר? בקשו לבחון ולנסות אותו. מדובר בדרישה מקובלת שמרבית הספקים ישמחו לעמוד בה.
טיפ 2: האם מדובר במוצרי נישה?
כשמדברים על ציוד משרדי לרוב עולה התמונה של מוצרים מוכרים כמו דפי A4 למדפסת או כלי כתיבה ודפדפות (לחצו כאן לרשימת ציוד משרדי נפוץ).
בפועל מדובר בתחום ענק שבא לספק מענה למוצרים הנפוצים לצד מוצרי נישה שמאפיינים צרכים מאוד ממוקדים של עסקים בתחומים מסויימים.
כך לדוגמה, משרד מהנדסים יזדקק לציוד שרטוט מיוחד ולדפים בגדלים לא שגרתיים.
למה אנחנו מספרים לכם את כל זה? מהסיבה שאם אתם זקוקים לציוד נישתי עליכם לפנות לספק שמתמחה בו ויכול לספק לכם את מיטב הציוד במחיר הכי משתלם.
טיפ 3: ספק אזורי או ארצי
כפי שהזכרנו בתחילה, מדובר בענף מאוד תחרותי ונעדר פיקוח כך שכמעט כל מי שחפץ להתחיל ולמכור ציוד משרדי יכול לעשות את זה.
מעבר לאיכות המוצרים והשירות, עליכם לשאול את עצמכם אם אתם צריכים להעדיף ספק ארצי גדול או שאולי עדיף לבחור בחנות כלי הכתיבה שבסמוך למשרד.
בגדול – כל עוד מדובר במשרד בודד, אתם יכולים לבחור במי שיותר טוב, מהיר וזול בלי העדפה מיוחדת אך אם אתם חלק מעסק גדול בעל מספר סניפים בערים שונות, מומלץ ללכת על ספק ארצי מפני שבאופן הזה תוכלו לנהל את כל הצריכה והוצאות של הציוד המשרדי במקום אחד וליהנות מהנחות ששמורות למי שרוכש בהיקפים גדולים.
טיפ 4: ציוד משרדי ממותג פרטי
בעשור האחרון חלה מהפכה צרכנית והמותגים הפרטיים הולכים ותופסים נתח גדול יותר במכירות.
כך גם בענף הציוד המשרדי לעסקים – חברות רבות משווקות את מותגי הבית שלהן במחירים הרבה יותר זולים מהמותגים המוכרים והאיכות בדרך כלל לא פחות טובה.
ההמלצה היא לבחון את רשימת ההוצאות שלכם ולראות מי מהספקים מחזיק במותג פרטי, מה האיכות שלו וכמה כסף חוסך לכם השימוש במותג פרטי בהסתכלות שנתית.
טיפ 5: זמני משלוח
השאיפה לנהל את מלאי הציוד המשרדי באופן חכם תוך ראייה רחוקת טווח אך תמיד יכול להיווצר מצב שבו נתקעתם בלי פריט כזה או אחר.
אז מה עושים אם זמני המשלוח של הספק שלכם עומדים על שבוע או שהמלאי שלו מוגבל בדיוק באותו זמן?
זאת הסיבה שחשוב מאוד לבדוק את זמני המשלוח והיכולת של הספק לתמוך בכם ברגעים "קשים" של מחסור מידי בפריט כזה או אחר.
טיפ 6: עלויות משלוח
נשארים במשלוחים והפעם המחיר. מרבית הספקים בענף יבצעו משלוחים אל בית העסק ללא תוספת מחיר ובלבד שההזמנה תגיע למחיר מינימום.
בחרו בספקים שמציעים משלוחים חינם ובדקו את מחיר המינימום להזמנה שנדרש לקבלת משלוח חינמי. כמו כן וודאו שההזמנות שלכם אכן עומדות בדרישות הללו.
טיפ 7: מינוי אחראי להתנהלות מול הספק
האחריות לאספקת הציוד המשרדי מוטלת על הספק אך קיים צורך למנות נציג מטעם החברה שלכם שינהל את ההזמנות והמלאי.
בחרו אחראי מטעם חברתכם שיתנהל מול הספק ושיהיה מעורב במה שצריך ובניהול התקציב השוטף לצרכי המשרד השונים.
ולבסוף זכרו, בהתנהלות נבונה ניתן להוזיל את העלויות של הציוד המשרדי בסכומים משמעותיים למדי ואף לשפר את הזמינות והאיכות. הקדישו את הזמן הדרוש והבטיחו שלעובדים שלכם יהיו התנאים הכי טובים שניתן כדי להשלים את המשימות שעל הפרק.
